Support für eine bestehende Website: So gelingt der Einstieg mit einem neuen Team
Ihre Website stammt von einem anderen Anbieter? Mit einer Übersicht zu System, Zuständigkeiten und offenen Aufgaben bereiten Sie die weitere Betreuung vor.
Die Website ist bereits online, aber für Änderungen fehlt ein verlässlicher Ansprechpartner. Vielleicht hat sich Ihr Team verändert, die bisherige Zusammenarbeit ist beendet oder Sie brauchen Unterstützung bei Aufgaben, die lange liegen geblieben sind. Ein neues Betreuungsteam muss dafür zunächst verstehen, wie Ihre Website aufgebaut ist und wer wofür zuständig ist.
Wir unterstützen auch Websites, die andere Anbieter entwickelt haben. Der Einstieg beginnt mit einer Bestandsaufnahme und einer konkreten Aufgabe. Sie müssen dafür keine vollständige technische Dokumentation erstellen. Eine ehrliche Übersicht mit erkennbaren Lücken ist hilfreicher als Vermutungen.
Die Ausgangslage auf einer Seite festhalten
Notieren Sie die Website-Adresse, das verwendete System, soweit bekannt, und die wichtigsten Funktionen. Gibt es beispielsweise einen Shop, mehrere Sprachen, Downloads oder eine Anbindung an einen externen Dienst? Beschreiben Sie vor allem, welche Wege für Ihre Besucher und Ihre tägliche Arbeit wichtig sind.
Ergänzen Sie die Ansprechpartner für Website, Hosting, Domain und gegebenenfalls E-Mail. Diese Aufgaben können bei unterschiedlichen Unternehmen liegen. Wenn Sie eine Zuständigkeit nicht kennen, markieren Sie sie als offen. Der Beitrag Domain, DNS und E-Mail: Zuständigkeiten sauber trennen hilft dabei, diese Übersicht vorzubereiten.
Vorhandene Unterlagen und Zugänge erfassen
Sammeln Sie vorhandene Anleitungen, Hinweise zu individuellen Funktionen und Informationen über bisherige Änderungen. Auch eine kurze Notiz wie „Dieses Formular wird von einer anderen Firma betreut“ kann für die Planung wichtig sein. Halten Sie fest, wer Zugriff auf die jeweiligen Bereiche verwaltet und ob Unterlagen noch aktuell sind.
Für die erste Anfrage genügt diese Übersicht; Passwörter gehören nicht in eine allgemeine Aufgabenbeschreibung. Welche Zugänge tatsächlich gebraucht werden und wie sie bereitgestellt werden, stimmen wir anschließend ab. Klären Sie vor Änderungen außerdem mit den Beteiligten, wer aktuell noch an der Website arbeitet. So lässt sich vermeiden, dass zwei Teams dieselbe Stelle gleichzeitig bearbeiten.
Mit einer überschaubaren Aufgabe anfangen
Wählen Sie ein erstes Anliegen, dessen gewünschtes Ergebnis sich beschreiben lässt. „Kontaktperson auf drei Seiten aktualisieren“ ist greifbarer als „Website einmal aufräumen“. Benennen Sie die betroffenen Seiten und legen Sie die freigegebenen Angaben bei. Die Aufgabe kann trotzdem Rückfragen auslösen, etwa wenn derselbe Inhalt an einer zentralen Stelle verwaltet wird.
Ein erster Auftrag macht zugleich sichtbar, welche Informationen für spätere Arbeiten fehlen. Daraus kann eine gemeinsame Aufgabenliste entstehen. Eine akute Störung sollte in dieser Liste ausdrücklich als solche benannt werden, damit sie nicht zwischen allgemeinen Verbesserungswünschen untergeht.
Die weitere Betreuung bewusst vereinbaren
Ein Wechsel in der Betreuung bedeutet nicht automatisch, dass Hosting oder Website neu aufgesetzt werden müssen. Ein Hostingwechsel ist bei uns keine Voraussetzung für eine Supportanfrage. Wir prüfen zunächst das System, die konkrete Aufgabe und die nötige Abstimmung mit anderen Anbietern.
Besprechen Sie für die weitere Zusammenarbeit, wer Anfragen bündelt, wer Inhalte freigibt und wie Änderungen geprüft werden. Halten Sie auch offene Punkte fest. Eine bestehende Website kann Besonderheiten enthalten, die erst bei einer konkreten Arbeit sichtbar werden. Deshalb gehört die Abstimmung von Aufwand und Umfang zu jedem sinnvoll vorbereiteten Auftrag.
Zum Ausprobieren: Ihre Übergabenotiz
Schreiben Sie fünf kurze Zeilen: Website-Adresse, bekanntes System, wichtigste Funktion, vorhandene Ansprechpartner und erste gewünschte Änderung. Markieren Sie jede Information, die Sie noch klären müssen.
Ein fiktives Beispiel ansehen
„Unsere Website läuft mit WordPress. Wichtig ist der Downloadbereich für Seminare. Den Hostinganbieter kennen wir; wer das Anmeldeformular betreut, ist noch offen. Als Erstes möchten wir eine freigegebene Seminarbeschreibung auf zwei benannten Seiten austauschen.“ Das ist ein brauchbarer Einstieg, auch wenn die technische Übersicht noch nicht vollständig ist.
Weiterlesen: Website-Änderungen als prüfbare Aufgabe beschreiben.