Der erste KI-Workflow: Fünf Fragen vor dem Start

Im Team gibt es viele Ideen für KI: Anfragen beantworten, Informationen zusammenfassen, interne Unterlagen durchsuchen. Für den ersten Versuch ist diese Liste oft zu groß. Hilfreicher ist eine einzelne Aufgabe, deren Anfang, Ergebnis und Prüfung Sie genau beschreiben können.

Wir arbeiten mit KI für Kunden und in unserem eigenen Alltag. Für einen Einstieg schlagen wir vor, zunächst den Arbeitsablauf anzusehen und erst danach über eine konkrete Lösung zu entscheiden. Die folgenden fünf Fragen helfen Ihnen, aus einer allgemeinen Idee einen überschaubaren Versuch zu machen.

1. Welche Aufgabe wiederholt sich wirklich?

Beschreiben Sie eine Tätigkeit, die Sie aus dem Alltag kennen. „Unsere Kommunikation verbessern“ ist ein Ziel, aber noch keine Aufgabe. „Aus freigegebenen Angebotsinformationen einen Antwortentwurf zu einer wiederkehrenden Frage vorbereiten“ ist schon deutlich konkreter.

Notieren Sie, was heute tatsächlich passiert: Wer sucht welche Angaben zusammen? Welche Teile ähneln sich von Fall zu Fall? An welcher Stelle braucht es eine individuelle Entscheidung? So lässt sich unterscheiden, ob vor allem Informationen fehlen, Zuständigkeiten unklar sind oder ein wiederkehrender Arbeitsschritt Unterstützung braucht.

Die Häufigkeit allein reicht als Auswahlgrund nicht aus. Eine oft wiederholte, sehr kurze Aufgabe kann weniger geeignet sein als eine aufwendigere Aufgabe mit einer guten Informationsgrundlage. Entscheidend ist der ganze Ablauf einschließlich Vorbereitung und Kontrolle.

2. Stehen die nötigen Informationen bereit?

Ein Versuch wird leichter beurteilbar, wenn Sie seine Grundlage kennen. Wählen Sie für den Anfang einen überschaubaren Bestand an aktuellen, freigegebenen Informationen. Halten Sie fest, wer diese Inhalte pflegt und welche Quelle bei widersprüchlichen Angaben maßgeblich ist.

Angenommen, Ihr Team soll Fragen zu einem Angebot beantworten. Dann gehören Leistungsumfang, Ansprechpartner und bekannte Einschränkungen in die Ausgangsbasis. Fehlt eine Information, sollte das im Versuch als Rückfrage sichtbar werden. Eine überzeugend klingende Ergänzung ist kein Ersatz für eine geklärte Angabe.

• Welche Unterlagen werden für diese Aufgabe tatsächlich benötigt?
• Sind die Angaben aktuell und für diesen Einsatz vorgesehen?
• Wer kann fachliche Rückfragen beantworten?
• Welche Beispieldaten eignen sich für den ersten Versuch?

3. Wie sieht ein brauchbares Ergebnis aus?

Legen Sie vor dem Ausprobieren fest, woran Sie einen guten Entwurf erkennen. „Der Text klingt gut“ lässt wichtige Fragen offen. Ein brauchbarer Antwortentwurf sollte die konkrete Frage treffen, mit den freigegebenen Angaben übereinstimmen und offene Punkte kenntlich machen.

Beschreiben Sie außerdem das gewünschte Format: etwa eine kurze Zusammenfassung, eine Liste fehlender Angaben oder einen Entwurf zur Prüfung. Je klarer das Ziel, desto gezielter kann Ihr Team Ergebnisse vergleichen. Fachliche Richtigkeit, Verständlichkeit und benötigte Nacharbeit sind dabei unterschiedliche Kriterien.

Beispiel für einen Prüfmaßstab: Der Entwurf beantwortet die gestellte Frage anhand der bereitgestellten Informationen. Er enthält keine zusätzlichen Zusagen. Fehlende Angaben erscheinen als Rückfragen. Vor einem Versand prüft eine zuständige Person den Text.

4. Was passiert bei einem Sonderfall?

Wählen Sie neben typischen Vorgängen auch Beispiele, die nicht glatt aufgehen: eine unvollständige Anfrage, eine Frage außerhalb des Angebots oder widersprüchliche Angaben. Damit prüfen Sie, ob Ihr geplanter Ablauf auch dann verständlich bleibt, wenn kein direkt verwendbarer Entwurf entsteht.

Ein Sonderfall braucht einen nächsten Schritt. Wer übernimmt ihn? Welche Information bekommt diese Person? Und woran erkennt sie, warum der Vorgang weitergegeben wurde? Für einen ersten Versuch kann es ausreichen, Entwürfe gesammelt zu prüfen und noch keine externen Aktionen automatisch auszulösen.

Das folgende Beispiel ist bewusst fiktiv: Eine Anfrage nennt einen gewünschten Termin, obwohl die bereitgestellten Unterlagen nichts über Verfügbarkeit sagen. Ein geeigneter Entwurf markiert die Terminfrage zur Klärung. Ob das im Versuch tatsächlich gelingt, wird an diesem Beispiel geprüft.

5. Wie vergleichen Sie den Versuch mit dem bisherigen Ablauf?

Eine gute Einzelantwort sagt wenig darüber aus, wie sich eine Anwendung im Alltag bewährt. Nehmen Sie mehrere unterschiedliche Beispiele und bearbeiten Sie sie mit demselben vereinbarten Ablauf. Halten Sie fest, was verwendbar war, was korrigiert werden musste und welche Informationen fehlten.

Erfassen Sie auch den Aufwand für das Bereitstellen der Daten und die Prüfung. Wenn Sie Zeit vergleichen möchten, betrachten Sie jeweils den gesamten Vorgang bis zum verwendbaren Ergebnis. Ein schnell erzeugter Entwurf kann viel Nacharbeit brauchen. Ein etwas längerer Schritt kann wiederum helfen, offene Fragen früher zu erkennen.

Eine einfache Vorlage für Ihre Notizen

Ein gemeinsames Dokument mit diesen Feldern reicht für die erste Auswertung. Es dient als Gesprächsgrundlage und ersetzt keine Prüfung der einzelnen Ergebnisse.

1. Aufgabe: Was sollte für diesen Fall vorbereitet werden?
2. Ausgangsmaterial: Welche freigegebenen Informationen lagen vor?
3. Ergebnis: Verwendbar, nach Überarbeitung verwendbar oder nicht verwendbar?
4. Korrekturen: Welche Aussagen oder fehlenden Angaben mussten bearbeitet werden?
5. Aufwand: Was war für Vorbereitung, Prüfung und Nacharbeit nötig?
6. Entscheidung: Den Ansatz weiter erproben, verändern oder vorerst zurückstellen?

Diese Notizen helfen Ihnen, den nächsten Schritt zu begründen. Vielleicht trägt die Idee bereits in einem engen Bereich. Vielleicht muss zuerst die Informationsbasis überarbeitet werden. Beides ist ein brauchbares Ergebnis eines ersten Versuchs.

Wenn Sie mehrere Ideen einordnen möchten, unterstützen wir Sie mit KI-Beratung. Wie wir eine ausgewählte Aufgabe praktisch angehen, erfahren Sie auf unserer Seite zu internen KI-Workflows. Für die Zusammenarbeit im Team lohnt sich auch der Beitrag Nach der KI-Schulung: So wird aus Wissen eine Arbeitsweise.

Mini-Werkstatt: Den schwierigen Fall zuerst beschreiben

Denken Sie an eine Anfrage, bei der Angaben fehlen oder eine Sonderentscheidung nötig ist. Beschreiben Sie, wie Ihr Team heute damit umgeht. Nutzen Sie nur geeignete, freigegebene Beispieldaten.

Ein mögliches Prüfkriterium ansehen

Wenn ein Termin fehlt, sollte ein Entwurf ihn nicht erfinden. Als Kriterium könnte festgehalten werden: Der fehlende Termin wird sichtbar benannt und zur Klärung an die zuständige Person gegeben. Prüfen Sie im Versuch, ob das auch bei unterschiedlich formulierten Anfragen passiert. Ein einzelner gelungener Entwurf genügt nicht, um den Ausnahmefall als gelöst zu betrachten.

Ihre nächste Notiz: Welche fehlende Angabe darf in Ihrem Ablauf niemals stillschweigend ergänzt werden?