Nach der KI-Schulung: So wird aus Wissen eine Arbeitsweise
Eine Schulung ist der Anfang. Mit einer gemeinsamen Aufgabe, anpassbaren Vorlagen und klaren Prüfungen entwickelt Ihr Team eine Arbeitsweise für den Alltag.
In der Schulung hat der erste Textentwurf gut funktioniert. Zurück am Arbeitsplatz stellen sich neue Fragen: Welche Informationen dürfen wir für die Aufgabe verwenden? Wo liegt die gemeinsame Vorlage? Wer prüft das Ergebnis? Und wie gehen wir mit einem Entwurf um, der gut klingt, aber inhaltlich nicht passt?
Eine KI-Schulung kann Grundlagen und Übung vermitteln. Damit daraus eine gemeinsame Arbeitsweise entsteht, braucht es anschließend eine konkrete Aufgabe, Zeit zum Ausprobieren und einen Ort für Rückfragen. Die folgenden Schritte sind ein Vorschlag für diesen Übergang – anpassbar an Ihr Team und die Werkzeuge, die Sie nutzen.
Eine vertraute Aufgabe gemeinsam auswählen
Beginnen Sie mit einer Aufgabe, deren Ergebnis die Beteiligten fachlich beurteilen können. Das kann ein Text auf Basis freigegebener Stichpunkte sein oder eine strukturierte Zusammenfassung geeigneter Unterlagen. Für den ersten gemeinsamen Versuch ist wichtiger, dass die Aufgabe verstanden wird, als dass sie möglichst umfangreich wirkt.
Beschreiben Sie den bisherigen Ablauf. Wo entstehen die Ausgangsinformationen? Wer nutzt das Ergebnis? Was muss stimmen, bevor es weitergegeben wird? So verbinden Sie die Übung mit einer tatsächlichen Arbeitssituation. Die Auswahl lässt sich mit den fünf Fragen für einen ersten KI-Workflow vorbereiten.
Aus einem einzelnen Auftrag eine anpassbare Vorlage machen
Ein hilfreicher Auftrag beschreibt Ziel, Kontext, Material und gewünschtes Format. Halten Sie diese Bestandteile in einer Vorlage fest. Lassen Sie sichtbar, welche Angaben für jede neue Aufgabe ergänzt werden müssen. Eine Vorlage ist eine Arbeitshilfe, kein unveränderlicher Text für jede Situation.
Das folgende Briefing ist ein fiktives Übungsbeispiel für einen kurzen Website-Text. Die Klammern stehen für Informationen, die das Team vor der Verwendung ergänzen muss.
Aufgabe: Erstelle einen ersten Entwurf für einen kurzen Website-Text zu unserem Angebot.
Zielgruppe und Zweck: Der Text richtet sich an [Zielgruppe] und soll [konkrete Frage] beantworten.
Grundlage: Verwende die folgenden freigegebenen Stichpunkte: [Material einfügen]. Ergänze keine weiteren Angaben zum Angebot. Führe fehlende Informationen als Rückfragen auf.
Form: Eine Überschrift und zwei kurze Absätze. Klare Sprache, direkte Ansprache, keine unbelegten Versprechen.
Ausgabe: Zuerst der Entwurf, danach offene Fragen für die fachliche Prüfung.
Eine solche Formulierung macht die Aufgabe genauer. Ob das Ergebnis die Vorgaben einhält, muss trotzdem geprüft werden. Betrachten Sie deshalb die Vorlage und die Prüfschritte als zusammengehörig.
Ergebnisse anhand gemeinsamer Fragen besprechen
Zwei Personen können denselben Entwurf unterschiedlich bewerten. Die eine achtet auf den Ton, die andere auf fehlende Details. Legen Sie im Team fest, welche Fragen bei der Prüfung zuerst beantwortet werden. Eine einfache Reihenfolge hilft, sprachliche Verbesserungen von fachlichen Korrekturen zu unterscheiden.
- Aufgabe getroffen? Beantwortet der Entwurf die vereinbarte Frage für die vorgesehene Zielgruppe?
- Aussagen gedeckt? Lassen sich die Angaben auf das bereitgestellte Material zurückführen?
- Etwas verloren? Fehlen Einschränkungen, Zusammenhänge oder entscheidende Details?
- Gut verwendbar? Passen Sprache, Aufbau und Umfang zum vorgesehenen Einsatz?
- Freigabe geklärt? Wer entscheidet, ob der Entwurf verwendet wird?
Besprechen Sie konkrete Stellen im Text. „Der zweite Absatz ergänzt eine Leistung, die in unseren Stichpunkten nicht vorkommt“ ist eine bessere Grundlage für die Überarbeitung als „Die Antwort gefällt mir nicht“. Solche Beobachtungen können zeigen, ob das Material, der Auftrag oder der ganze Ansatz angepasst werden sollte.
Vorlagen an einem gemeinsamen Ort pflegen
Wenn jede Person eine eigene Kopie aufbewahrt, wird es schwer zu erkennen, welche Fassung zuletzt überarbeitet wurde. Wählen Sie einen gemeinsamen Ablageort, den das Team bereits kennt. Notieren Sie zu jeder Vorlage ihren Zweck, die benötigten Eingaben und den letzten Bearbeitungsstand.
Ergänzen Sie eine zuständige Person und kurze Hinweise aus bisherigen Versuchen. Zum Beispiel: „Bei diesem Angebot werden Termine immer separat bestätigt.“ So bleibt sichtbar, warum eine Vorgabe enthalten ist und wann sie erneut geprüft werden sollte. Auch eine hilfreiche Vorlage braucht Anpassungen, wenn sich die Aufgabe ändert.
Welche Unternehmensinformationen in welchem Werkzeug verarbeitet werden dürfen, sollte dabei bereits abgestimmt sein. Für gemeinsame Übungen können vorbereitete Beispieldaten verwendet werden. Offene Fragen zum Umgang mit Informationen werden geklärt, bevor die Vorlage auf echte Vorgänge übertragen wird.
Einen überschaubaren Austausch vereinbaren
Planen Sie einen kurzen gemeinsamen Rückblick nach der ersten Erprobung. Der passende Zeitpunkt hängt davon ab, wie häufig die Aufgabe im Alltag vorkommt. Ziel ist, ausreichend unterschiedliche Erfahrungen zu sammeln und dann konkrete Änderungen zu vereinbaren.
Jede beteiligte Person kann einen brauchbaren Entwurf und einen schwierigen Fall mitbringen. Fragen Sie: Welche Korrektur war nötig? War der Auftrag unklar oder fehlte Ausgangsmaterial? Welche Anpassung könnte auch den anderen helfen? Eine einzelne gelungene Antwort sollte ebenso wenig die ganze Bewertung bestimmen wie ein einzelner Fehler.
Eine kleine Vereinbarung für den Alltag
Zum Abschluss können Sie fünf Punkte festhalten. Sie geben dem Team einen gemeinsamen Ausgangspunkt und lassen sich nach dem ersten Rückblick weiterentwickeln.
- Unsere Aufgabe: Für welchen klar abgegrenzten Vorgang nutzen wir die Vorlage?
- Unsere Grundlage: Welches Material und welches Werkzeug sind dafür vorgesehen?
- Unsere Prüfung: Welche Fragen beantworten wir vor der Weiterverwendung?
- Unsere Zuständigkeit: Wer pflegt die Vorlage und sammelt Rückfragen?
- Unser nächster Rückblick: Wann besprechen wir die Erfahrungen und entscheiden über Anpassungen?
Der nächste Schritt muss keine größere Automatisierung sein. Eine gemeinsam verstandene Aufgabe, eine brauchbare Vorlage und nachvollziehbare Prüfungen können bereits eine Grundlage für die weitere Arbeit schaffen.
Wir unterstützen Teams mit praxisnahen KI-Schulungen, die an den eigenen Aufgaben ansetzen. Wenn zunächst Lernziele oder geeignete Einsatzmöglichkeiten geklärt werden sollen, finden Sie mehr zu unserer KI-Beratung.
Mini-Werkstatt: Aus einer Erkenntnis eine Teamregel machen
Wählen Sie einen Fehler oder eine Unklarheit aus einer Übung. Formulieren Sie daraus eine überprüfbare Arbeitsregel für die nächste Aufgabe.
Eine mögliche Regel ansehen
Statt „KI-Texte immer kontrollieren“ könnte die Regel lauten: Vor der Freigabe werden Namen, Termine und Leistungsangaben mit der vereinbarten Quelle abgeglichen. Ergänzen Sie, wer diese Prüfung übernimmt und was bei Widersprüchen geschieht. Erproben Sie die Regel an einem weiteren Beispiel und passen Sie sie an, wenn sie noch zu ungenau ist.
Ihre nächste Notiz: Welche Prüfung lässt sich so konkret beschreiben, dass ein anderes Teammitglied sie übernehmen kann?