WordPress im Team: Redaktionsrollen und Freigaben sinnvoll planen

Eine Website wird leichter zu pflegen, wenn alle Beteiligten wissen, welche Aufgaben sie übernehmen. Das betrifft nicht nur den Zugang zu WordPress. Es geht auch darum, wer fachliche Angaben bestätigt, wer Bilder auswählt und wer eine Veröffentlichung freigibt. Beginnen Sie deshalb mit dem Redaktionsablauf, bevor Sie Benutzerkonten verteilen.

Die tatsächlichen Aufgaben aufschreiben

Gehen Sie einen typischen Beitrag vom ersten Entwurf bis zur späteren Korrektur durch. Vielleicht liefert eine Fachperson Stichpunkte, die Redaktion formuliert den Text und eine weitere Person prüft das Angebot. Halten Sie fest, welche dieser Aufgaben in WordPress stattfinden und welche außerhalb. Nicht jede fachlich beteiligte Person braucht dafür einen administrativen Zugang.

Denken Sie auch an Abwesenheiten. Wenn nur eine Person veröffentlichen darf, sollte geregelt sein, wer bei Urlaub oder Krankheit einspringt. Eine Vertretung braucht einen eigenen, passenden Zugang und verständliche Übergaben.

Rollen an Aufgaben ausrichten

WordPress unterscheidet standardmäßig unter anderem Administratoren, Redakteure, Autoren und Mitarbeiter. Autoren können eigene Beiträge veröffentlichen; Mitarbeiter können eigene Beiträge vorbereiten, aber nicht selbst veröffentlichen. Redakteure können auch Beiträge anderer verwalten. Die offizielle Übersicht zu Rollen und Berechtigungen beschreibt die Standardrechte.

Erweiterungen und individuelle Anpassungen können diese Rechte verändern. Prüfen Sie deshalb mit einem Testkonto, welche Bereiche auf Ihrer konkreten Website tatsächlich zugänglich sind. Eine Rollenbezeichnung allein sagt beispielsweise noch nicht, wie ein zusätzliches Shop- oder Übersetzungsmodul eingebunden wurde.

Eine Freigabe braucht einen klaren Gegenstand

„Ist freigegeben“ sollte sich auf eine bestimmte Fassung beziehen. Vereinbaren Sie, ob neben dem Text auch Bilder, Links, Auszug und mobile Vorschau geprüft werden. Werden nach der fachlichen Freigabe noch Aussagen geändert, gehört das zurück in die Abstimmung. Reine Schreibkorrekturen können Sie in einer eigenen Regel behandeln.

• Wer verantwortet die sachliche Richtigkeit?
• Wer prüft Lesbarkeit und Verweise?
• Wer entscheidet über den Veröffentlichungstermin?
• Wer erhält Rückfragen nach der Veröffentlichung?

Eine kurze Checkliste neben dem Redaktionsplan kann zunächst ausreichen. Erst wenn der tatsächliche Ablauf bekannt ist, lässt sich beurteilen, ob zusätzliche technische Unterstützung für Freigaben sinnvoll ist.

Übergaben und Zugänge gemeinsam pflegen

Dokumentieren Sie bei neuen Teammitgliedern nicht nur die Anmeldung, sondern auch die Arbeit mit Entwürfen und Vorschauen. Verwenden Sie persönliche Konten, damit Zuständigkeiten nachvollziehbar bleiben. Beim Ausscheiden einer Person muss geklärt werden, wer ihre Inhalte betreut und welche Zugänge angepasst werden. Prüfen Sie die Aufgabenverteilung erneut, wenn sich das Team oder der Umfang der Website verändert.

Zum Ausprobieren

Skizzieren Sie den Weg eines neuen Fachartikels in vier Schritten: Entwurf, fachliche Prüfung, Veröffentlichung und spätere Aktualisierung. Schreiben Sie zu jedem Schritt eine verantwortliche Person und eine Vertretung.

Einen möglichen Ansatz ansehen

In einem fiktiven kleinen Team liefert die Fachperson Angaben, die Redaktion erstellt den Entwurf und eine benannte Vertretung übernimmt bei Abwesenheit die Veröffentlichung. Der technische Administrator wird nur bei technischen Fragen eingebunden. Prüfen Sie danach, welche Rechte diese Aufgaben wirklich benötigen.

Weiterlesen: Was nach einem WordPress-Update noch zu tun ist.