Eine Wissensbasis für KI vorbereiten: Erst Quellen ordnen, dann Antworten erproben

In vielen Teams liegen Antworten verteilt in Präsentationen, alten Angeboten und gemeinsamen Ordnern. Eine KI-Anwendung soll diese Informationen leichter nutzbar machen. Bevor ein solcher Ansatz erprobt wird, braucht es jedoch eine klare Entscheidung darüber, welche Unterlagen als aktuelle Grundlage gelten und welche nur historischen Kontext enthalten.

Mit einem begrenzten Themenbereich anfangen

Wählen Sie eine konkrete Aufgabe, etwa interne Fragen zu einem freigegebenen Leistungsangebot. Sammeln Sie dafür die tatsächlich benötigten Unterlagen. Ein vollständiger Export aller vorhandenen Dateien schafft noch keine verlässliche Wissensbasis und erschwert die Prüfung, welche Information für eine Antwort verwendet wurde.

Notieren Sie typische Fragen und ordnen Sie jeder eine maßgebliche Quelle zu. Wenn eine Frage nicht beantwortet werden kann, ist das zunächst eine erkennbare Lücke im Bestand. Sie sollte nicht durch einen automatisch erzeugten, plausibel klingenden Ersatz geschlossen werden.

Widersprüche vor der technischen Umsetzung klären

Eine alte Präsentation kann einen anderen Leistungsumfang nennen als die aktuelle Website. Entscheiden Sie mit der fachlich zuständigen Person, welche Angabe gilt. Kennzeichnen Sie den Stand und den Geltungsbereich des Dokuments. Ein neueres Dateidatum allein beweist nicht, dass jede darin enthaltene Aussage aktuell ist.

Bewahren Sie historische Unterlagen dort auf, wo sie benötigt werden, aber unterscheiden Sie sie von den Quellen für aktuelle Antworten. Wenn mehrere Fassungen erforderlich sind, muss erkennbar bleiben, für welchen Zeitraum oder Fall sie gelten.

Quellen so aufbereiten, dass sie prüfbar bleiben

Verwenden Sie verständliche Titel, klare Abschnitte und eindeutige Bezeichnungen. Halten Sie Quelle, zuständige Person, fachlichen Stand und vorgesehene Verwendung fest. Prüfen Sie auch, ob wichtige Informationen nur in Bildern oder schwer verständlichen Tabellen stehen. Die technische Verarbeitung solcher Inhalte muss im konkreten System getestet werden.

• Welche Frage kann die Quelle beantworten?
• Wer bestätigt ihre fachliche Gültigkeit?
• Für welche Personen und Zwecke ist die Nutzung vorgesehen?
• Wann muss die Quelle erneut geprüft werden?
• Wie werden Änderungen in den geplanten Workflow übernommen?

Auch unbeantwortbare Fragen in den Versuch aufnehmen

Erproben Sie neben typischen Fragen bewusst Fälle außerhalb des freigegebenen Wissensbestands. Ein brauchbarer Ablauf muss kenntlich machen, wenn Informationen fehlen, und einen nächsten Schritt zur Klärung vorsehen. Prüfen Sie, ob die Antworten auf nachvollziehbare Quellen zurückgeführt werden können.

Dokumentieren Sie bei jedem Befund, ob das Problem bereits in der Quelle lag oder erst bei der Verarbeitung entstand. Diese Unterscheidung hilft bei der Überarbeitung. Eine bessere Aufgabenstellung kann widersprüchliche Geschäftsangaben nicht verbindlich entscheiden; dafür bleibt die fachliche Klärung im Team notwendig. Planen Sie deshalb die Pflege des Bestands als dauerhafte Aufgabe mit ein.

Zum Ausprobieren

Wählen Sie fünf Dokumente zu einem Angebot. Ergänzen Sie für jedes den fachlichen Stand, die zuständige Person und eine Frage, die es beantwortet. Markieren Sie Widersprüche zwischen den Dokumenten.

Einen möglichen Ansatz ansehen

Wenn eine ältere Präsentation Zusatzleistungen nennt, die in der aktuellen Beschreibung fehlen, muss das zuständige Team den gültigen Umfang klären. Erst danach lässt sich festlegen, welche Quelle im Versuch verwendet wird und wie veraltete Angaben ausgeschlossen oder gekennzeichnet werden.

Weiterlesen: KI-Ergebnisse anhand ihrer Quellen prüfen.